Die Hilfe wurde weitgehend automatisiert durch ein LLM erstellt und ist noch nicht komplett gegengelesen.
Was ist Shifts?
Shifts ist ein kollaboratives Schichtplanungstool, das Teams dabei hilft, ihre Arbeitszeiten effizient zu organisieren. Egal ob für Festivals, Veranstaltungen oder regelmäßige Teamarbeit - Shifts macht die Planung einfach und übersichtlich.
Grundlegende Konzepte
Schichtplan
Ein vollständiger Zeitplan für eine Veranstaltung oder einen Zeitraum. Jeder Schichtplan hat einen Titel, einen Zeitraum und verschiedene Schichttypen. Alle können Schichten von anderen bearbeiten.
Schichttyp
Eine Kategorie von Schichten mit ähnlichen Aufgaben. Zum Beispiel «Küchendienst» oder «Kasse». Jeder Schichttyp kann mehrere konkrete Schichten haben.
Schicht
Ein konkreter Zeitslot, für den sich Helfende anmelden können. Jede Schicht hat eine Start- und Endzeit sowie eine maximale Helfendenzahl.
Erste Schritte
Schichtplan finden oder erstellen
Nutze einen bestehenden Link oder erstelle einen neuen Schichtplan über die Startseite.
Plan erkunden
Verschaffe dir einen Überblick über die verfügbaren Schichttypen und Zeitslots.
Teilnehmen oder verwalten
Melde dich für Schichten an oder verwalte als Admin den gesamten Plan.
Häufig gestellte Fragen
Nein, Shifts funktioniert ohne Registrierung. Für die Teilnahme an Schichten benötigst du lediglich deinen Namen und optional ein schichtplan-spezifisches Passwort.
Bei der Erstellung eines Schichtplans wird ein Admin-Passwort festgelegt. Mit diesem kannst du jederzeit die Verwaltungsfunktionen aufrufen.
Nein, als Admin kannst du keine Änderungen am Schichtplan einsehen.
Leitfaden für Helfende
Als Helfende kannst du dich für Schichten anmelden, diese verwalten und mit anderen Teammitgliedern koordinieren. Hier findest du alles, was du dafür wissen musst.
Für Schichten anmelden
-
Schicht auswählen
Finde die gewünschte Schicht in der Übersicht. Die Schichten sind nach Typen und Tagen sortiert. Alle können Schichten von anderen bearbeiten.
-
Anmelden
Klicke auf den «Teilnehmen» Button bei der gewünschten Schicht.
-
Informationen eingeben
Gib deinen Namen ein. Falls erforderlich, gib auch das Schichtplan-Passwort ein.
-
Bestätigen
Überprüfe die Informationen und bestätige deine Anmeldung.
Ihre Schichten verwalten
Schicht verlassen
Du kannst eine Schicht verlassen, indem du:
- Die Schicht in der Übersicht finden
- Auf das Kreuz neben deinem Namen klicken
- Die Aktion bestätigen
Übersicht Ihrer Schichten
Alle deine Schichten werden hervorgehoben dargestellt.
Tipps & Tricks
Namen merken
Dein Browser merkt sich deinen Namen für zukünftige Anmeldungen.
Filteroptionen nutzen
Nutze die Filter, um schnell bestimmte Schichttypen oder Tage zu finden.
Link speichern
Speichere den Link zum Schichtplan als Lesezeichen, um ihn später schnell wiederzufinden.
Leitfaden für Admins
Als Admin hast du volle Kontrolle über deinen Schichtplan. Du kannst Schichttypen und Schichten erstellen, bearbeiten und löschen, sowie Helfende verwalten.
Schichtplan erstellen
-
Plan anlegen
Klicke auf der Startseite auf «Neuen Plan erstellen».
-
Grundinformationen
Lege fest:
- Titel (in einer oder beiden Sprachen)
- Beschreibung (optional, für zusätzliche Infos und Anweisungen)
- Zeitraum des Plans
- Admin-Passwort
-
Sicherheit
Optional kannst du ein Passwort für Helfende festlegen.
Schichttypen verwalten
Schichttyp erstellen
- Klicken Sie auf "Schichttyp hinzufügen"
- Gib Titel und Beschreibung ein (für zusätzliche Infos und Anweisungen).
- Legen Sie die maximale Teilnehmerzahl fest
- Wählen Sie eine Farbe (optional)
Schichttypen anpassen
- Bearbeiten über das Stift-Symbol
- Reihenfolge per Drag & Drop ändern
- Löschen über das Mülleimer-Symbol
Schichten verwalten
Schichten erstellen
- Wählen Sie den Schichttyp
- Klicken Sie auf "Schicht hinzufügen"
- Legen Sie Start- und Endzeit fest
- Optional: Passen Sie die Teilnehmerzahl an
Helfende verwalten
- Helfende manuell hinzufügen
- Helfende entfernen
- Änderungshistorie einsehen (nicht mehr verfügbar)
Erweiterte Funktionen
Export
Exportiere den Schichtplan als JSON-Datei für die Archivierung oder Weiterverarbeitung.
Tagesgrenzen
Lege fest, wann ein neuer Tag beginnt (z.B. 6 Uhr morgens statt Mitternacht).
Statistiken
Sieh dir Statistiken zur Auslastung und Verteilung der Schichten an.
Sicherheitstipps
Wichtige Hinweise
- Bewahre das Admin-Passwort sicher auf
- Teile den Plan-Link nur mit berechtigten Personen
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What is Shifts?
Shifts is a collaborative shift planning tool that helps teams organize their work schedules efficiently. Whether for festivals, events, or regular team work - Shifts makes planning simple and clear.
Key Concepts
Shift Plan
A complete schedule for an event or time period. Each shift plan has a title, a time period, and various shift types. Everyone can edit shifts created by others.
Shift Type
A category of shifts with similar responsibilities. For example «Kitchen Duty» or «Cash Register». Each shift type can have multiple concrete shifts.
Shift
A specific time slot where helpers can sign up. Each shift has a start and end time, as well as a maximum number of helpers.
Getting Started
Find or Create Shift Plan
Use an existing link or create a new shift plan through the homepage.
Explore Plan
Get an overview of the available shift types and time slots.
Participate or Manage
Sign up for shifts or manage the entire plan as an admin.
Frequently Asked Questions
No, Shifts works without registration. To participate in shifts, you only need your name and optionally a shift plan-specific password.
When creating a shift plan, an admin password is set. With this, you can access the administration functions at any time.
No, as an admin you cannot view changes to the shift plan.
Guide for Helpers
As a helper, you can sign up for shifts, manage them, and coordinate with other team members. Here you'll find everything you need to know.
Signing Up for Shifts
-
Select a Shift
Find your desired shift in the overview. Shifts are sorted by type and day. Everyone can edit shifts created by others.
-
Sign Up
Click the «Join» button on your desired shift.
-
Enter Information
Enter your name. If required, also enter the shift plan password.
-
Confirm
Review the information and confirm your registration.
Managing Your Shifts
Leaving a Shift
You can leave a shift by:
- Finding the shift in the overview
- Click on the cross next to your name
- Confirming the action
Your Shifts Overview
All your shifts are highlighted.
Tips & Tricks
Remember Name
Your browser remembers your name for future sign-ups.
Use Filter Options
Use the filters to quickly find specific shift types or days.
Save Link
Bookmark the shift plan link to quickly find it later.
Admin's Guide
As an admin, you have full control over your shift plan. You can create, edit, and delete shift types and shifts, as well as manage helpers.
Creating a Shift Plan
-
Create Plan
Click «Create New Plan» on the homepage.
-
Basic Information
Set up:
- Title (in one or both languages)
- Description (optional, for additional info and instructions)
- Time period of the plan
- Admin password
-
Security
Optionally set a password for helpers.
Managing Shift Types
Create Shift Type
- Click "Add Shift Type"
- Enter title and description (for additional info and instructions)
- Set maximum number of participants
- Choose a color (optional)
Adjust Shift Types
- Edit using the pencil icon
- Change order via drag & drop
- Delete using the trash icon
Managing Shifts
Create Shifts
- Select the shift type
- Click "Add Shift"
- Set start and end time
- Optional: Adjust participant limit
Manage Helpers
- Add helpers manually
- Remove helpers
- View change history (not available)
Advanced Features
Export
Export the shift plan as a JSON file for archiving or further processing.
Day Boundaries
Set when a new day begins (e.g., 6 AM instead of midnight).
Statistics
View statistics about shift utilization and distribution.
Security Tips
Important Notes
- Keep the admin password safe
- Share the plan link only with authorized people